Shift Studio – Das Produktivitätswerkzeug für digitale Sachbearbeitung.

Einfach zusammen arbeiten

Wir haben uns intensiv mit über 100 Akteuren des öffentlichen Dienstes ausgetauscht und dabei verschiedenste Schmerzpunkte von Bürger:innen und Verwaltung angeschaut.

Auf Basis unserer Erkenntnisse haben wir mit dem Team der Geschäfts­prozessoptimierung und verschiedensten Beschäftigten der Verwaltung die digitale Sachbearbeitung mit dem Shift Studio entwickelt.

Das Ergebnis ist ein digitaler Werkzeugkasten, der perfekt auf die Bedürfnisse öffentlicher Verwaltungen abgestimmt ist. So könnt ihr eure Prozesse komplett digital abbilden – und zwar eigenständig und mit voller Systemintegration.

Warum brauchen Verwaltungen eine digitale Sachbearbeitung?

Die digitale Transformation stellt öffentliche Institutionen vor zahlreiche neue Herausforderungen:

Budgetierung

Ressourcen reichen oft kaum aus, um allen Aufgaben und Anforderungen des Staates und der Bürger:innen und Unternehmen gerecht zu werden.

Wissensmanagement

Erfahrene Fachkräfte gehen in großen Zahlen in Rente, und ihre Expertise geht mit ihnen. Ein Wissenstransfer auf traditionellem Weg ist zeitaufwendig und meist unvollständig dokumentiert.

Attraktivität als Arbeitgeber

Für öffentliche Arbeitgeber wird es schwerer, Nachwuchs zu finden – Wirtschaftsunternehmen locken mit hohen Gehältern und modernen Arbeitsbedingungen.

Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit

Bürger:innen übertragen ihre Gewohnheiten mit und Erwartungen an
Unternehmen aus der freien Wirtschaft auf die Leistungen der Verwaltung. Zusätzlich muss das Online-Zugangsgesetz umgesetzt werden.

Vielfältige Kommunikationswege

Im Privaten erfolgt Kommunikation auf immer mehr Kanälen. Als öffentliche Einrichtung mit hohem Sicherheitsniveau fällt es zunehmend schwerer, damit Schritt zu halten.

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Die Komplexität unserer Welt nimmt stetig zu, wodurch Aufgaben kaum noch von Einzelnen bewältigt werden können. Im gegensatz steht der Arbeitsalltag in der Verwaltung: Sachbearbeitung in voneinander isolierten Fachbereichen.

Eine ganzheitliche Lösung für deine Stadt

Wie können Verwaltungen...

  • ihr eigenes Wissen dokumentieren und teilen,
  • ein gutes Arbeitsumfeld für derzeitige und künftige Mitarbeiter:innen bieten,
  • den Service-Ansprüchen der Bürger:innen gerecht werden,
  • über Silos hinweg zusammenarbeiten
  • und trotzdem innerhalb ihres Budgetrahmens bleiben?

Um eine Aufgabe dieses Ausmaßes anzugehen, genügen keine Insellösungen. Stattdessen benötigen Verwaltungen einen ganzheitlichen Ansatz: eine Plattform, die fach- und ämterübergreifend genutzt werden kann, auf der alle grundlegenden Tätigkeiten und Prozesse erfolgen und die zugleich eine einfache Zusammenarbeit mit Bürger:innen ermöglicht.

Shift Studio

Das Produktivitätswerkzeug für die öffentliche Verwaltung

Größere Benutzerfreundlichkeit und Attraktivität als Arbeitgeber

Die Hauspost wird papierlos: Interne Prozesse können schnell und einfach digital abgebildet, als Vorlage freigegeben, ausgefüllt, verschickt, mit einem Klick signiert und in die E-Akte gespeichert werden.

Erhöhte Geschwindigkeit

Für Bürgerservices wird ein komplett digitaler Prozess etabliert: 
von der Einreichung über die Bearbeitung bis zur Archivierung in der E-Akte. Eure Bürger:innen müssen kein Konto eröffnen – eine E-Mail-Adresse reicht, um direkt mit euch zusammenzuarbeiten.

Nachvollziehbare Verwaltungsarbeit

Arbeitsvorlagen bieten verschlankte Prozesse mit eindeutigen Arbeitsschritten und Zuständigkeiten. Der einfach bedienbare und flexible Workflow-Editor im Shift Studio hilft euch, eure Prozesse sichtbar zu machen und neu zu gestalten.

Vereinfachte Budgetierung

Die digitale Nachverfolgung des gesamten Bearbeitungsprozesses ermöglicht die Identifizierung von Schwachstellen und die Vorhersage von Auslastungsspitzen.

Vielfältige Kommunikationswege

Orts- und geräteunabhängige Zusammenarbeit sind auf direktem Wege möglich. In Papierform eingereichte Anliegen können selbstständig in das Studio übertragen und digital weiterverarbeitet oder für die Weitergabe in Papierform als PDF heruntergeladen werden.

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Nachfragen und -forderungen erfolgen mit einem Klick; Formulare und Dokumente können direkt hochgeladen und geteilt werden.

Übersichtliche Struktur


Flexibles Berechtigungskonzept durch 
Zuweisung von Rollen, Berechtigungen, Zuständigkeiten, Teams, Fachbereichen und Ämtern in Beschäftigtenprofilen.

Umfassendes Wissensmanagement

Mitarbeiter:innen können selbstständig komplett digitale Verwaltungsprozesse als neue Falltypen anlegen und mit Kolleg:innen und anderen Ämtern teilen. So einfach wie Papier – aber zukunftssicher.

Hoher Sicherheitsstandard

Voll etabliertes Sicherheitskonzept durch DSGVO-Konformität und Betrieb auf BSI-zertifizierten Servern oder in eurem Rechenzentrum.

Zukunftsorientiert

Shift Studio wird in enger Zusammenarbeit mit Beschäftigten ständig weiterentwickelt

Was wird Shift Studio in Zukunft zusätzlich bieten?
  • Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen in Text- und Videoformat

  • Umfangreicher Katalog von Online-Formularen und zugehörigen Bürger-Services sowie Anbindung bereits bestehender Formulare

  • Entwicklung verschiedener Schnittstellen für fachspezifische Anforderungen möglich – einfache Einzellösungen können abgelöst werden

  • Bereitstellung von Statistiken und Auswertung zu Falltypen (z.B. durchschnittliche Bearbeitungsdauer), Kennzahlen zu einzelnen Fachbereichen

  • Mitarbeiter:innen können bereits abgeschlossene Projekte, Fähigkeiten und Expertisen in ihren Profilen angeben - in Kombination mit einer Suchfunktion ermöglicht dies das Auffinden spezifischer Fachkräfte

Kontakt

Sie haben Interesse daran, mit uns die Verwaltung von morgen zu gestalten und zum Vorreiter der Digitalisierung und Bürgerfreundlichkeit zu werden?

In einem persönlichen Gespräch erzählen wir Ihnen gerne mehr zu Shift Studio und unserem Unternehmen.

Unser Informationsangebot

Jede Woche Neues lernen

Wir teilen unser Wissen mit euch: wöchentlich gibt's hier spannende Links rund um E-Government, 
Digitalisierung und persönliche Weiterentwicklung.

Deine wöchentlichen Impulse für die Zukunft der Verwaltung!

Stöber einfach durch unser Archiv!

Du willst mehr davon?

Wir sprechen und schreiben regelmäßig über diverse Themen zur Zukunft der Verwaltung. Für und mit euch - als Artikel und Podcast.

Zurück nach oben