Einfach zusammen arbeiten
Wir haben uns intensiv mit über 100 Akteuren des öffentlichen Dienstes ausgetauscht und dabei verschiedenste Schmerzpunkte von Bürger:innen und Verwaltung angeschaut.
Auf Basis unserer Erkenntnisse haben wir mit dem Team der Geschäftsprozessoptimierung und verschiedensten Beschäftigten der Verwaltung die digitale Sachbearbeitung mit dem Shift Studio entwickelt.
Das Ergebnis ist ein digitaler Werkzeugkasten, der perfekt auf die Bedürfnisse öffentlicher Verwaltungen abgestimmt ist. So könnt ihr eure Prozesse komplett digital abbilden – und zwar eigenständig und mit voller Systemintegration.
Warum brauchen Verwaltungen eine digitale Sachbearbeitung?
Die digitale Transformation stellt öffentliche Institutionen vor zahlreiche neue Herausforderungen:
Ressourcen reichen oft kaum aus, um allen Aufgaben und Anforderungen des Staates und der Bürger:innen und Unternehmen gerecht zu werden.
Erfahrene Fachkräfte gehen in großen Zahlen in Rente, und ihre Expertise geht mit ihnen. Ein Wissenstransfer auf traditionellem Weg ist zeitaufwendig und meist unvollständig dokumentiert.
Für öffentliche Arbeitgeber wird es schwerer, Nachwuchs zu finden – Wirtschaftsunternehmen locken mit hohen Gehältern und modernen Arbeitsbedingungen.
Bürger:innen übertragen ihre Gewohnheiten mit und Erwartungen an
Unternehmen aus der freien Wirtschaft auf die Leistungen der Verwaltung. Zusätzlich muss das Online-Zugangsgesetz umgesetzt werden.
Im Privaten erfolgt Kommunikation auf immer mehr Kanälen. Als öffentliche Einrichtung mit hohem Sicherheitsniveau fällt es zunehmend schwerer, damit Schritt zu halten.
Die Komplexität unserer Welt nimmt stetig zu, wodurch Aufgaben kaum noch von Einzelnen bewältigt werden können. Im gegensatz steht der Arbeitsalltag in der Verwaltung: Sachbearbeitung in voneinander isolierten Fachbereichen.
Wie können Verwaltungen...
- ihr eigenes Wissen dokumentieren und teilen,
- ein gutes Arbeitsumfeld für derzeitige und künftige Mitarbeiter:innen bieten,
- den Service-Ansprüchen der Bürger:innen gerecht werden,
- über Silos hinweg zusammenarbeiten
- und trotzdem innerhalb ihres Budgetrahmens bleiben?
Um eine Aufgabe dieses Ausmaßes anzugehen, genügen keine Insellösungen. Stattdessen benötigen Verwaltungen einen ganzheitlichen Ansatz: eine Plattform, die fach- und ämterübergreifend genutzt werden kann, auf der alle grundlegenden Tätigkeiten und Prozesse erfolgen und die zugleich eine einfache Zusammenarbeit mit Bürger:innen ermöglicht.
Das Produktivitätswerkzeug für die öffentliche Verwaltung
Die Hauspost wird papierlos: Interne Prozesse können schnell und einfach digital abgebildet, als Vorlage freigegeben, ausgefüllt, verschickt, mit einem Klick signiert und in die E-Akte gespeichert werden.
Für Bürgerservices wird ein komplett digitaler Prozess etabliert: von der Einreichung über die Bearbeitung bis zur Archivierung in der E-Akte. Eure Bürger:innen müssen kein Konto eröffnen – eine E-Mail-Adresse reicht, um direkt mit euch zusammenzuarbeiten.
Arbeitsvorlagen bieten verschlankte Prozesse mit eindeutigen Arbeitsschritten und Zuständigkeiten. Der einfach bedienbare und flexible Workflow-Editor im Shift Studio hilft euch, eure Prozesse sichtbar zu machen und neu zu gestalten.
Die digitale Nachverfolgung des gesamten Bearbeitungsprozesses ermöglicht die Identifizierung von Schwachstellen und die Vorhersage von Auslastungsspitzen.
Orts- und geräteunabhängige Zusammenarbeit sind auf direktem Wege möglich. In Papierform eingereichte Anliegen können selbstständig in das Studio übertragen und digital weiterverarbeitet oder für die Weitergabe in Papierform als PDF heruntergeladen werden.
Nachfragen und -forderungen erfolgen mit einem Klick; Formulare und Dokumente können direkt hochgeladen und geteilt werden.
Flexibles Berechtigungskonzept durch Zuweisung von Rollen, Berechtigungen, Zuständigkeiten, Teams, Fachbereichen und Ämtern in Beschäftigtenprofilen.
Mitarbeiter:innen können selbstständig komplett digitale Verwaltungsprozesse als neue Falltypen anlegen und mit Kolleg:innen und anderen Ämtern teilen. So einfach wie Papier – aber zukunftssicher.
Voll etabliertes Sicherheitskonzept durch DSGVO-Konformität und Betrieb auf BSI-zertifizierten Servern oder in eurem Rechenzentrum.
Shift Studio wird in enger Zusammenarbeit mit Beschäftigten ständig weiterentwickelt
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Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen in Text- und Videoformat
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Umfangreicher Katalog von Online-Formularen und zugehörigen Bürger-Services sowie Anbindung bereits bestehender Formulare
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Entwicklung verschiedener Schnittstellen für fachspezifische Anforderungen möglich – einfache Einzellösungen können abgelöst werden
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Bereitstellung von Statistiken und Auswertung zu Falltypen (z.B. durchschnittliche Bearbeitungsdauer), Kennzahlen zu einzelnen Fachbereichen
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Mitarbeiter:innen können bereits abgeschlossene Projekte, Fähigkeiten und Expertisen in ihren Profilen angeben - in Kombination mit einer Suchfunktion ermöglicht dies das Auffinden spezifischer Fachkräfte
Sie haben Interesse daran, mit uns die Verwaltung von morgen zu gestalten und zum Vorreiter der Digitalisierung und Bürgerfreundlichkeit zu werden?
In einem persönlichen Gespräch erzählen wir Ihnen gerne mehr zu Shift Studio und unserem Unternehmen.
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